home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d7 / contact.arc / CONTACT.DOC < prev    next >
Text File  |  1988-01-03  |  10KB  |  251 lines
  1.  
  2. CONTACT  version 2.6
  3.  
  4. You can learn to use the system simply by entering F1 at each prompt 
  5. where you have a problem or a question.  Thus the following text is very 
  6. brief.
  7.  
  8. INSTALLATION NOTES:
  9.  
  10.     CONTACT version 2.6 expects to see at least the following files in
  11.     the current directory.
  12.  
  13.     FILES
  14.        PROGRAM FILE
  15.           contact.exe  - the CONTACT program
  16.  
  17.        HELP FILE
  18.           contac26.hlp  - where CONTACT help text lives
  19.  
  20.        DATA FILES (FILE SYSTEM)
  21.           contact.dt   - main CONTACT data file 
  22.           contact.nx0  - CONTACT index files
  23.           contact.nx1
  24.           contact.nx2
  25.           contact.hdr  - system parameter file
  26.  
  27.        FORM FILES (custom form files)
  28.           mail.lbl     - mail label FORM ASCII FILE
  29.           form.1       - form 1 FORM ASCII FILE
  30.           form.2       - form 2  "     "     "
  31.           form.3       - form 3  "     "     "
  32.  
  33.  
  34.     All DATA FILES and FORM FILES need to be in the current directory.
  35.     If you want on-line help, the HELP file must also be in the
  36.     current directory.  If the HELP file is not in the current directory,
  37.     you will not get help messages.
  38.  
  39.     NOTE:
  40.     Make sure that your "config.sys" file has at least FILES=20.  Otherwise,
  41.     many features may not work.
  42.  
  43.     If you want to start up CONTACT with a different file system, perhaps,
  44.     a file system called friends, enter
  45.  
  46.       > contact friends
  47.  
  48.     HARD DISK USERS:
  49.     Simply create a subdirectory called "\CONTACT" on your hard disk
  50.     and copy all files into it.  Call up contact by the command
  51.     "contact" or if you want phone call logging, enter the command
  52.     "cont", which first sets up PLOG to point to the phone log file.
  53.  
  54.     FLOPPY DISK USERS:
  55.     Copy the DATA FILES and FORM FILES onto a separate floppy.  If you
  56.     want online help, also copy the HELP FILE onto the DATA and FORM
  57.     floppy. Copy the PROGRAM FILE onto a separate floppy.  
  58.  
  59.     Place the PROGRAM floppy into drive A.  Place the DATA & FORM floppy
  60.     into drive b:  Make the B drive current by entering "b:".  Call up 
  61.     CONTACT by entering "contact" or "cont" (see the notes for HARD 
  62.     DISK users).
  63.  
  64.  
  65. HELP FILE
  66.  
  67.     CONTACT reads its context sensitive help from "contac26.hlp".
  68.     Please do not modify the help file as CONTACT'S internal pointers
  69.     will point to the wrong help information.  Thus making the
  70.     help system useless.
  71.  
  72. AUTODIAL
  73.  
  74.     If you have a Hayes compatible modem attached to COM1 or COM2,
  75.     you can use the autodial and phone call logging feature.
  76.  
  77.     Make sure that the "modem port number" is set to either 1 or 2
  78.     under the System Parameter Menu.  If you want phone call logging,
  79.     set up the environment variable "PLOG" before starting CONTACT.
  80.  
  81.         > set PLOG=c:\phone.log
  82.  
  83.     CONTACT will then append a line of information each time you 
  84.     initiate a phone call.  If the line is busy after pressing F3 or
  85.     F4 press 'b', a "BUSY" will be added to the log file.  If there
  86.     is no answer press 'n' which will mark "NOANS" to the log file.
  87.     Press any other key will mark an "OK" to the log file
  88.  
  89.     The output line looks like the following:
  90.  
  91.     FILE SYSTEM       DATE/TIME               NAME      NUMBER        STATUS
  92.     CONTAC26   TUESDAY, 12/08/87 11:27:00  : John Doe @ 247-1611(home) - BUSY
  93.     CONTAC26   TUESDAY, 12/08/87 11:37:00  : John Doe @ 247-1611(home) - OK
  94.  
  95.  
  96. ADDING, MODIFYING, DELETING CONTACTS
  97.  
  98.     All addition, deletion and modification to contacts is done via
  99.     the CONTACT MENU.  To add a contact enter "a", to delete enter 
  100.     "d" and to modify press the ENTER key.  A highlight bar will 
  101.     appear over the field to modify.
  102.  
  103.     The CITY, STATE and ZIP fields will be set to the corresponding
  104.     fields of the first contact added on the current session.  If you 
  105.     want to change the default CITY, STATE and ZIP fields do this from
  106.     the SYSTEM PARAMETER MENU.  This feature speeds up the entry of many
  107.     names to the system.
  108.  
  109. FIRST, LAST AND NEXT MEMO FIELDS
  110.  
  111.     CONTACT has a mini editor built in which allows you to make
  112.     limited changes to each memo field.  Press ENTER two times to
  113.     change a memo field.  Once in the memo field, press the HOME
  114.     key then press the LEFT ARROW to change the memo date.
  115.  
  116.     To quickly copy the information from the NEXT MEMO field to
  117.     the LAST MEMO field, enter "c" at the Option prompt.
  118.  
  119. USING THE FORM FILES
  120.  
  121.     CONTACT has a mail/merge capability for use with ASCII files.
  122.     In the current directory are the files "mail.lbl", "form.1",
  123.     "form.2" and "form.3".  You may make any changes to these files
  124.     as necessary.  If you want to enter special printer effects such
  125.     as "bold", "italics" etc.  You can do this by entering the 
  126.     appropriate printer control code done by entering "*p0", or
  127.     "*p2", etc. into the ASCII form file.  *p0 corresponds to 
  128.     printer code 0 in the PRINTER PARAMETER MENU.  See the 
  129.     example file "form.3"
  130.  
  131.     Create an ASCII file using your word processor and place the following
  132.     fields into the file.  If you want to do some justification you can
  133.     with any field by signaling to CONTACT:
  134.  
  135.           *fn%20  - first name RIGHT justified padded with space
  136.           *ln%-20 - last name LEFT justified padded with space
  137.  
  138.     The following fields are filled in by CONTACT:
  139.  
  140.       *d1 - current date (format - 31 Oct 87)
  141.       *d2 - current date (format - October 31, 1987)
  142.       *d3 - current date (format - 11/31/87)
  143.       *t1 - current time (format - 15:23:43) military 
  144.       *t2 - current time (format - 15:23) military 
  145.       *t3 - current time (format - 03:23:43) standard
  146.       *t4 - current time (format - 03:23) standard
  147.       *sa - salutation     *fn - first name   *ln - last name
  148.       *a1 - address line 1 *a2 - address line 2
  149.       *st - two letter abbrev for state
  150.       *ST - spelled out state *ci - city name *zi - zip code
  151.       *hp - home phone *wp - work phone *co - company name
  152.  
  153.       *fc - first memo date   *nc - next memo date   *lc - last memo date
  154.  
  155.       *f1 - first line of first memo field
  156.       *f2 - second line of first memo field
  157.       *f3 - third line of first memo field
  158.       *f4 - fourth line of first memo field
  159.  
  160.       *l1 - first line of last memo field
  161.       *l2 - second line of last memo field
  162.       *l3 - third line of last memo field
  163.       *l4 - fourth line of last memo field
  164.  
  165.       *n1 - first line of next memo field
  166.       *n2 - second line of next memo field
  167.       *n3 - third line of next memo field
  168.       *n4 - fourth line of next memo field
  169.  
  170.       *p0 - printer code 0  *p1 - printer code 1  *p3 - printer code 3
  171.       *p4 - printer code 4  *p5 - printer code 5  *p6 - printer code 6
  172.       *p7 - printer code 7  *p8 - printer code 8 
  173.  
  174.  
  175.  
  176. SAVE SCREENS
  177.  
  178.     Press F2 to make a copy of the current screen for later printing.
  179.     This has an advantage over pressing SHIFT-PRTSC, in that using
  180.     F2 screens are properly paginated on the printer for 66 lines.
  181.  
  182.     Special graphics like the line drawing characters will be saved
  183.     as standard dashes '-'.
  184.  
  185.  
  186. CODES
  187.  
  188.     Set up the codes any way you wish.  You have 12 different ones to
  189.     choose from.  
  190.  
  191. FILE SYSTEMS
  192.  
  193.     For those that don't wish to classify their contacts simply by
  194.     codes.  You may also separate your contacts into different file
  195.     systems.  One file system may contain "FRIENDS", another may
  196.     contain "VENDORS", and another may contain "CLIENTS".  
  197.  
  198.     Create new file systems using the CREATE FILE SYSTEM option.  After
  199.     creating the new FILE system, you may open it or copy records from
  200.     another file system.  Experiment with this option.
  201.  
  202.     One restriction in place is that each file system must be on the
  203.     current directory.   Floppy users may store separate file systems
  204.     on different DATA/FORM disks.  Be sure to copy the appropriate FORM
  205.     files to the separate disk.
  206.  
  207.     Hint:  If you want to "pack" your file system by removing all empty
  208.     space not reclaimed from deleted records do the following:
  209.  
  210.         0. Make sure you have enough disk space.
  211.         1. Create a new file system, call it "pack".  
  212.         2. Copy your file system to the "pack" file system using the 
  213.            COPY FILE SYSTEM MENU.
  214.         3. Exit CONTACT.
  215.         4. Make a backup of your old file system. (optional step)
  216.         5. From DOS do:
  217.             copy pack.* <old file system>.*       (copy "pack" on top of old)
  218.             del pack.*
  219.  
  220. ASCII IMPORT
  221.  
  222.     There is a separate stand alone program that is called "IMPORT.EXE".
  223.     This program will import the contents of an ASCII file into CONTACT
  224.     format.  To run the import program simply enter "IMPORT".  You will
  225.     be prompted for input.
  226.  
  227.  
  228. DO'S AND DONT'S
  229.  
  230.     Make regular backups of your DATA FILES.  Do not exit CONTACT by 
  231.     turning off the computer or pressing CTRL-ALT-DEL.  You may 
  232.     mistakenly destroy a data or index file. 
  233.  
  234. SUPPORT
  235.  
  236.     I will periodically send enhancements and bug fixes out through 
  237.     Compuserve and the local bulletin boards.  
  238.  
  239.     It is your donations that will keep shareware like CONTACT alive.
  240.     If you use the product and think it is valuable please send a 
  241.     small donation.  I am an independent programmer working by myself 
  242.     and have spent much time and effort improving this product.  Thanks.
  243.  
  244.     You can contact me by Compuserve 73700,277 or at
  245.  
  246.         Ed Trujillo
  247.         P.O. Box 23052
  248.         Albuquerque, NM 87192-1052
  249.  
  250.  
  251.